Stihněte více práce za méně času aneb 14 tipů na zvýšení produktivity

Jak stihnout více práce, když nevíte, co dřív? Jak zvýšit svoji produktivitu, když bojujete s prokrastinací? Na každého platí něco jiného. Co se osvědčilo jednomu, nemusí sednout vám. 

Produktivita práce se nezvýší sama od sebe

Dlouho jsem se ke změně svých starých návyků nemohla dokopat. Z celého srdce nesnáším, když musím měnit něco, na co jsem zvyklá. Bolí to. Nejdřív jsem musela sama sebe přesvědčit o tom, že má smysl vystoupit z komfortní zóny.  Přesvědčily mě konkrétní příklady, které mi otevřely oči. Rady a tipy na zvýšení produktivity se tak rázem staly inspirací, kterou stojí za to vyzkoušet. Už to nebyla jen snůška vyčtených rad, kterými se stejně nikdo neřídí. Staly se z nich fungující postupy.

Co všechno se změní, když zvýšíte produktivitu práce?

Úplně všechno. Myslím to vážně. Logicky budete mít více času nejen na práci, ale i na soukromý život.  

Vyděláte více peněz

Velmi příjemným bonusem zvýšení produktivity práce je zvýšení příjmů. Díky vyšší efektivitě získáte prostor na další zakázky. Za stejnou pracovní dobu odvedete více práce. Tím pádem máte i vyšší profit. Suma sumárum si vlastně zvyšujete svoji hodinovku.

Nejvíc produktivní jsem začala být, když jsem si přiznala svoje denní pracovní rozpoložení a přestala se nutit do práce v době, kdy mi to prostě nejde.

Uděláte více práce

Získáte prostor pro úkoly, které jste dříve odkládali.  Jsou to většinou činnosti, které nejsou vaší hlavní náplní, ale udělat je musíte. Může to být evidence faktur, sestavení rozpočtu k nové zakázce, zadání marketingové strategie, nové popisky pro e-shop. Dosaďte si do výčtu těchto prací vlastní povinnosti.

Jedinou fungující strategií dříve bylo sednout si k práci až tehdy, když hořel termín. Co to znamená, to si dokáže představit jen ten, kdo je takhle zvyklý pracovat.  Práce dlouho do noci, aby se všechno stihlo, nevyspalost a stres. A teď si představte, že z tohohle šíleného stresujícího kolotoče vystoupíte. Ulevilo se vám, co?

Více volného času

Čas, který zvýšenou produktivitou a efektivitou získáte, můžete využít ke vzdělávání. V žádném oboru není od věci mít přehled o aktuálním dění, nejnovějších trendech. Díky internetu máte neustále přístup k oborovým článkům, videům i podcastům. I tohle patří k vaší práci, stejně jako účast na odborných školeních či workshopech.

Zvýšení produktivity práce pozitivně ovlivní náladu na pracovišti

Pokud máte pod sebou zaměstnance nebo máte na starosti tým lidí a podaří se vám zvýšit jejich produktivitu práce, podepíše se to na zlepšení atmosféry na celém pracovišti. Odpadne všudypřítomný stres, který zákonitě ovládne celou firmu bojující s nedostatkem času na dokončení důležité zakázky. Práce odsejpá, je čas na odreagování. U úkolu, na který má člověk dostatečný prostor, se výrazně eliminuje výskyt chyb. V konečném důsledku se navíc zvyšuje míra spokojenosti člověka, který práci odvedl. A co si budeme povídat, když nás práce baví, jde nám vše od lépe od ruky.

Nepracujte pod tlakem

Teď možná namítáte, že vy patříte k těm, kteří toho nejvíc udělají, když je k tomu tlačí termín. Vím, o čem mluvíte. Dělala jsem to zrovna tak. Volný čas na práci jsem proflákala a až neúprosně blížící se termín mě donutil, abych začala pracovat na zakázce.  Táhla jsem to takhle několik let, než jsem dospěla do stadia, kdy jsem si řekla důrazné NE. Stres se zabydlel v mé hlavě, v mém těle, podepisoval se na mém zdraví. Nejhorší bylo, že s narůstajícím stresem přímo úměrně klesala moje životní energie. Cítila jsem se bez života, bez chuti do čehokoliv.

Co mi pomohlo?

• Vytvoření tichého pracovního místa – mám v domě pracovní koutek s pohodlnou ergonomickou židlí, kde mě nikdo neruší. Zalezu si tam a vylezu, až když mám hotovo. Dříve jsem se nejčastěji uvelebila v obýváku na gauči a práci spíš předstírala. Velmi špatně jsem se dostávala do produktivního pracovního tempa, prostředí svádělo k lelkování a bezcílnému brouzdání na internetu.
• Stanovila jsem si pevnou pracovní dobu – mám čas určený na práci, zrušila jsem večerní a noční práce, které mě vyčerpávaly.
• Odmítám zakázky, které musí být hotové teď hned – abych odvedla kvalitní práci, potřebuji na ni dostatek času.
• Snažím se chodit do postele dřív než o půlnoci. Když jsem nevyspalá a unavená, moc mi to nemyslí.
• O víkendech nepracuji. Ty patří mé rodině a přátelům.

Radikální a okamžité změny většinou nefungují

Nemusíte začít ohromnými skoky, aby se něco dělo. Pomalu, ale jistě pomáhají zvyšovat produktivitu i nenápadné první krůčky. Stačí jít systematicky svým vlastním tempem. Důležité je, aby na konci byla změna návyků, k níž chcete dojít. 

Inspirujte se osvědčenými postupy

Z různých zdrojů jsem si sestavila malý inspirovník. Osvědčené a vyzkoušené rady, které vedou ke zvýšení produktivity práce.  Některé jsem u sebe aplikovala, další mám v plánu postupně zařazovat do svého pracovního života. Možná v něm objevíte i vy způsob, jak udělat více práce za méně času.

1. Dobíjejte si pravidelně baterky
2. Řiďte se svým biorytmem
3. Měřte si odpracovaný čas 
4. Odstřihněte se od rušivých elementů
5. Soustřeďte se na práci
6. Mějte kolem sebe uklizeno
7. Nedržte všechny informace v hlavě
8. Pracujte sériově
9. Odškrtávejte si kontrolní seznamy (checklisty)
10. Určete si pevný začátek pracovní doby
11. Plánujte
12. Stanovujte si priority
13. Delegujte
14. Odměňujte se za dílčí úspěchy

1. Dobíjejte si pravidelně baterky

Auto vám bez benzínu daleko nedojede, když pojedete bez oleje, zadře se vám motor. Stejné je to i u člověka. Nevyspalí a hladoví nic moc neuděláte. Základem je dostatek spánku, kvalitní strava a přiměřený pohyb.

2. Řiďte se svým biorytmem

Pokud to jen trošku jde, pracujte tehdy, kdy vám to jde nejlépe. Někdo je nejproduktivnější hned po probuzení, dalšímu se pracuje nejlépe za nočního ticha. Jsou profese, kde to není možné. Lektorka nemůže přednášet svým studentům o půlnoci, zahradnice na zahradách nemůže pracovat za tmy. Část své práce však může operativně přesunout na vhodnější dobu. Zahradní architekt může po nocích dělat kalkulace, kreslit návrhy na nové zahrady. Lektorka si časně ráno, když všichni spí, připraví novou přednášku.

„Nejvíc produktivní jsem začala být, když jsem si přiznala svoje denní pracovní rozpoložení a přestala se nutit do práce v době, kdy mi to prostě nejde. Brzy ráno nepředstírám práci. Začínám pracovat až po desáté hodině a do 16. to musím stihnout. To jedu jako fretka a stihnu toho víc, než když jsem dřív seděla u počítače od sedmi hodin ráno.“

3. Měřte si odpracovaný čas

Stopujte si čistý efektivní čas. Pro běžné potřeby stačí aplikace Toggl, která je zdarma. Díky měření odpracovaného času snadno zjistíte, které dny jste nejpilnější. Snadněji pak vysledujete, co drhne v těch méně produktivních dnech. Možná jde o náhodu, možná objevíte opakující se činnost, která vás brzdí. Pak už záleží jen na vás, jak s touto informací naložíte.

4. Odstřihněte se od rušivých elementů

Každé vyrušení z práce znamená ztrátu času. Můžete to být jen pípnutí SMS, které vás vyruší ze soustředění. Nějaký čas pak trvá, než se vrátíte do svého tempa. Ideální je odpojit se od sociálních sítí, ztišit si telefon, zakázat si brouzdání na internetu a e-maily kontrolovat jednou denně v určitý čas.

Zdá se vám to pracné? S chytrými aplikacemi vypnete všechny sociální sítě na jedno kliknutí na PC i v mobilu.

Dvě z nich najdete jako doplněk na Chromu Work Mode – Block ALL Social Media URL Block nebo StayFocusd, který zablokuje přístup na vybrané stránky, když překročíte denní limit.

5. Soustřeďte se na práci

Možná jste už někdy slyšeli o termínu hluboká práce nebo práce ve flow. Nejedná se vlastně o nic jiného, než že se maximálně soustředíte na činnost, kterou právě děláte. U hluboké práce se činnost po určitém časovém bloku přeruší.

Ideální pro tento způsob práce je technika pomodoro. Systém, který kdysi vymyslel vysokoškolák Francesco Cirill, je založen na práci v pětadvacetiminutových intervalech prokládaných krátkými přestávkami. Podle autora je jedním z nejmocnějších nástrojů této techniky evidovaná zpětná vazba vlastního výkonu, která vás naučí realisticky odhadnout čas na dokončení zakázky či projektu.  Pokud máte problémy s dodržováním termínů a věčně nestíháte, zkuste to s pomodorem. Více informací a konkrétní návod na zlepšení pracovních návyků najdete ve stejnojmenné knize, která vyšla letos v nakladatelství Melvil.

Flow je stav mysli, tzv. plynutí, kdy jste maximálně soustředěni na to, co právě děláte, a nevnímáte nic jiného. Necítíte hlad, nemáte žízeň. Báječně tohle umí děti. Určitě se vám někdy stalo, že jste na ně mluvili a ony vás nevnímaly. Byly tak zabrány do toho, co právě dělaly, že svět kolem nich přestal existovat.

Do tajemství pracovního flow vás zasvětí kniha profesora Csikszentmihalyiho „Flow a práce“, kterou v roce 2017 vydalo nakladatelství Portál. Americký psycholog maďarského původu definoval flow jako duševní stav naprostého soustředění. V našich vodách se tomuto tématu věnuje kouč Jan Mühlfeit.

Podstatu hluboké práce rozebírá ve své knize se stejnojmenným název americký spisovatel Cal Newport. Dočtete se o principech hluboké práce, naučíte se rozlišovat mezi mělkou a hlubokou prací. Získáte postup na aplikování těchto dovedností do svého života.

6. Mějte kolem sebe uklizeno

Nepořádek vás bude rozptylovat nebo budete chtít uklízet. Rozházené věci v prostoru, neumyté nádobí ve dřezu.  Nedá vám to a místo soustředění na projekt začnete utírat prach, vysajete, uklidíte věci do skříní. Ideální je pracovat v příjemném a uklizeném prostředí. Bez chaosu na stole i okolo vás.

7. Nedržte všechny informace v hlavě

Všechno důležité si zapisujte. Pracovní úkoly, pochůzky i které dítě má kde být v daný čas. Možností, jak si vše zapisovat, je mnoho. Přes nejjednodušší zapisování do diářů až po moderní aplikace na míru. Proč si vše psát? Budete mít čistou hlavu na řešení pracovních úkolů. Moje kamarádka Petra používá aplikaci Todoist: „Jakákoliv povinnost, úkol, nápad, myšlenka, všechno jde do Todoistu. V těch si pak určím priority, plánuju a třídím. Stal se z toho můj každodenní rituál.“

Zápisník Vám nevyhovuje? Najděte si pro práci v týmu sofistikovanější řešení. Jedním z nich je třeba nástroj českých vývojářů Freelo. Je určený na týmovou komunikaci a projektové řízení. Pomáhá pracovním týmům zvládnout více práce s menším úsilím. Projekty v něm řídí malé i velké firmy jako CZC, Kärcher nebo Nikon. Přesvědčte se, zda by byla aplikace užitečná i pro vás. Během zkušebních 14 dní si ji bez omezení můžete zdarma vyzkoušet, poté můžete přepnout na tarif zdarma. Výhodou nástroje Freelo je, že je kompletně v češtině a ochotná zákaznická podpora ráda se vším poradí.

8. Pracujte sériově

Batching, tvorba čehokoli sériově a najednou všude, kde je to aspoň trochu možné. Osobně bych to na psaní nemohla aplikovat, ale někomu může vyhovovat, třeba jako jedné mé známé: „Pokud vím, že mám každý týden napsat jeden článek, nenapíšu jeden za týden. Napíšu všechny čtyři za večer. Když víte, že to musíte stihnout, tak to prostě stihnete.“

9. Odškrtávejte si kontrolní seznamy (checklisty)

Na pravidelně se opakující činnosti si vytvořte checklisty, ve kterých svůj postup rozpitváte do nejmenších detailů. Po splnění každé položky si odškrtnete jednotlivé kroky. Takto se dají pracovní postupy a procesy vylepšovat, automatizovat, ale také delegovat.  Nikdo nic nepřeskočí, na nic nezapomene. Zkuste to a uvidíte. Odškrtáváním jednotlivých řádků vidíte, jak postupujete a co všechno jste zvládli. Za ten dobrý pocit z odvedené práce to možná stojí, co říkáte?

10. Určete si pevný začátek pracovní doby

Někdo potřebuje v životě i v práci pevný řád. Pokud k takovým lidem patříte i vy, možná oceníte kotvu v podobě pevného začátku pracovní doby.  Prostě víte, že v osm hodin musíte začít pracovat a nejede přes to vlak.

11. Plánujte

Když už večer víte, na čem budete ráno pracovat, snadněji se dostanete do pracovního tempa. Nezdržujete se přemýšlením o tom, do čeho se pustit. Hodně lidí vám řekne, že kombinuje dlouhodobé plány s krátkodobými. „Každý rok si na začátku roku zapíšu do kalendáře roční cíle. Z těch si pak udělám podrobnější měsíční plán práce. Díky tomu vím, co během měsíce musím stihnout. Denní plánování upravuji konkrétně podle toho, co je aktuálně potřeba.“ 

12. Stanovujte si priority

Není nic horšího než přeskakovat od jedné činnosti k druhé. Zaseknout se u podružného úkolu, když vám hoří termín důležité zakázky, je na houby. Naučte se stanovovat priority. Používejte lístečky, hromádky s úkoly, cokoliv, co vám pomůže třídit úkoly podle důležitosti.

13. Delegujte

Den má jen 24 hodin, nestihnete všechno. Podělte se o svou práci s ostatními. Pro sebe si nechte jen tu, která je vaší hlavní náplní. Grafička ať dělá jen grafiku, švadlena ať šije.  Když starost o své účty přenechají kvalifikované účetní, udělají více odborné práce. Navíc budou mít jistotu, že mají svůj podnik po účetní stránce v pořádku. Když se delegovat naučíte i doma, vězte, že budete spokojenější.

14. Odměňujte se za dílčí úspěchy

Máte před sebou náročný úkol, do kterého se vám nechce? Rozkouskujte si ho na dílčí kroky a za každý zvládnutý krůček se odměňte.  Co bude tou správnou motivací?  Na každého platí něco jiného. Někomu bude stačit, když si za odměnu skočí na pivo, jiný bude potřebovat motivaci v podobě romantického večera s partnerem.

Pustíte se do zvyšování produktivity práce? Pokud si netroufnete na změnu přístupu k práci sami, obraťte se na Daniela Garmota. Pořádá školení osobní produktivity a time managementu.

Stručný přehled je za námi. Věřím, že si z něj odnesete přinejmenším informaci o tom, že nemusíte dřít jak mezek, abyste všechno stihli. Někdy stačí pouze změnit pracovní návyky.

Infografika zdarma ke stažení

Chcete mít tipy na efektivnější práci stále na očích? Stáhněte si infografiku. Deset symbolů vám bude denně připomínat, jak se dopracovat k větší produktivitě práce.

Vytvořila ji Klára Procházková, která vystudovala demografii a sociologii na Karlově univerzitě. Během rodičovské dovolené si rozšířila své pole působnosti o počítačovou grafiku. Nejvíce ji baví, když se tyto tři obory navzájem propojují a obohacují. Zaujala vás její práce? Napište jí na KlaraProchazkova@seznam.cz

Infografika produktivita práce

Přeju hodně štěstí.

Líbil se vám článek? Sdílejte ho.